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2020年を迎えた瞬間、誰が今の状況を想像したでしょうか。私たちの日常は完全に失われてしまいました。あんなに鬱陶しかった電車通勤でさえ、何だか懐かしく思えます。みんなと顔を合わせてチームで仕事する。そんなあたりまえが、どんなに大切だったか。。さて、リモートワークを始めた会社員達はこの非常事態の中、どうやって業務をこなしているのでしょうか？キホンから斬新なアイディアまで、日頃からリモートワークしているGEN社内外のリモートワーカーへのアンケートから見えてきたTIPSをご紹介します。

01
環境を整える

家は寛ぐ場所。そう。あたりまえながら、最も大きな問題はこれ。働くための場所として設計されていないのが現実。まずは、働く場所「ワークステーション」をつくろう。

できれば専用の部屋を用意しよう。難しければ部屋の角や窓際など、デッドスペースに机と椅子を置き、簡易オフィスにしよう。晴れた日はベランダに机と椅子を出して仕事するもよし。ダイニングテーブルなど生活スペースと共有しない方がベターらしい。テレビ会議を意識して、自分の背後がスッキリしているところを選ぶと、デキル人感を出せるだろう。この機会にDIYで机や壁紙をこしらえた凝り性もいるとかいないとか。(筆者)さらに、作業中に見える場所にグリーンを置くと、目に優しいだけでなく、大脳皮質が活性化され疲労回復や集中力アップに有効だという。

天気の良い日はバルコニーを簡易オフィスにするのも良い

02
働くツールの導入

まさか、自分の会社がリモートワークを導入するとは。なんてボヤボヤしてる暇がないのが、ビジネスマンの常。「働く。」ために設計されたクラウドツールを使いこなす者が今後のビジネスを制すると言っても過言ではない!?

職種もスキルも全然違う社員がお互い上手くやっていく秘訣はありますか?

WEB会議：TEAMS/ZOOM/Whereby/Google hangout/FaceTime/Skype/
グループウェア：Slack/Chatwork/サイボウズOffice/
オンラインストレージ：Dropbox Business/box/G Suite/
業務管理：GEN/Salesforce/flam/ZOHO/
ヘルプデスク：Zendesk/Calling/
スマホ内線：Arcstar Smart PBX/モバビジ/MOT TEL/
経理・会計：Freee / MoneyForward/
勤怠管理：KING OF TIME/ジョブカン/

ざっと挙げただけでも、これだけの種類があるクラウド型業務アプリケーション。クラウド型ならWiFi環境とPCがあればどこでも利用可能だ。自分の仕事に合ったツールを導入しリモートでも効率的に仕事したい。実際、ツールを使ってみると、毎日職場にいかなくても仕事ができてしまうことに気づかされる。ただし、同じ分野のアプリケーションでも、思想や使い勝手やセキュリティー技術は異なるので、無料トライアルで確かめるのがオススメだ。GEN社も数百社の導入支援をしてきたが、ツール導入時には既存の仕事のやり方や、社内ルールをもう一度見直し、部分最適ではなく業務全体の最適化を目指すとうまくいくようだ。

03
WEB会議虎の巻

「会議する=ZOOMする」と脳内変換が起きるほど一般化したWEB会議。対面との違いに戸惑うこともあるがコツを抑えて有意義な会議にしよう。

カメラ&マイク

カメラとマイク。それは対面会議では無かった。ほとんどのビジネスマンはカメラマンではないし、ましてや撮られ慣れている人は少ないことだろう。(プライベートでYOUTUBERでもやっていれば別だが。)実は、カメラと自分の位置を調整すれば、映りは劇的に変わる。まずカメラの位置は目線と同じか少し上にするといい。PCやタブレットの内蔵カメラの場合は本体をリフトアップするスタンドを装着する。スタンドが無くとも、小さめのダンボール箱や本で代用可能だ。こうすることで顔に光が当たりやすくなり、表情がよく伝わるようになる。(カメラに映った自分にびっくりすることもなくなるし、相手も上から覗き込まれているように感じなくなる。)最も重要なのは光。真上や背後からの光は、顔に影を落としてしまう。光源は順光(光源が顔の前にある状態)がベストだ。大方窓に向かって座ると顔に光が綺麗に入る。どうしても天井照明しかないなら、テーブルや膝の上に白い布を置くと光が反射して顔を照らしてくれる。マイクはヘッドセットがあればベストだが、抵抗がある人も少なくないだろう。それなら、スマートフォン付属のマイク機能付きイヤホンが使える。(因みに人気のワイヤレスイヤホンは長時間の会議では途中でバッテリー切れになってしまった。。)通話を前提に設計されているから音声も申し分ない。少し予算に余裕があるなら、コンデンサーマイクをお勧めしたい。音が良いのはもちろんのこと、家がスタジオになったようで、会議が楽しみになる。USB接続の安価なモデルが各社から発売されているので要チェックだ。

スタンドを装着するとカメラ写りが良くなるだけでなく、作業も楽になる。

コンデンサーマイクは配信用の安価なモデルでも性能が良い。

装い

自宅から会議参加で気を抜きがちな装い。だからと言って、会議の時だけ家でバリバリのビジネススタイルになるのは、なんとも滑稽。笑 とはいえ、相手に与える印象は気になる。社外との打ち合わせなら尚更だ。そんなとき重宝するのがセットアップやジェケットだ。インナーがT-Shirts(寝巻きのカレッジスウェットでも！？)ジャケットを羽織ってしまえばなんとなく仕事ができるように見えるから不思議だ。もしWEB会議のプロを目指すなら、服は明るめのカラーを選択。メイクはチークやシャドウの位置を変え、質感はツヤ感を増す。といった具合にブラッシュアップしてみるのもいい。アパレル/化粧品各社が在宅勤務に最適な提案をしているので参考にしてみよう。

背景

あなた自身だけでなく、カメラに映る背後の部屋も装いだ。多くの人がなんとか生活感を出さないようにと苦労する背景問題。もちろん背景に適した壁があればいいのだが、そうもいかないことも。それで、パーテション、間仕切り、カーテンを背後に配置したり、テント式の1人用ブースを用意することもあるとか。DIYで壁紙を貼り替えたり、ダンボールで作ったパネルを背負う。なんて強者も。とはいえ、WEB会議システムには背景画像を設定できるものもある。風景写真や会社のロゴに設定する人が多いようだ。お気に入りのキャラクターと共演するのもいい。スタジオジブリは公式にWEB会議用背景画像を配布しているし、他のアニメやゲームスタジオも配布を始めているようだ。新たな自己表現の手段としてポジティブに捉えて楽しもう。

メリット

さて、WEB会議には思わぬメリットがある。あるGENユーザーによると「以前はダラダラ会議をする傾向があったが、WEB会議になり、必要事項だけをテキパキと決めるようになった」そうだ。WEB会議は目的意識が強く働くのかもしれない。とある研究によると、対面の会議より集中力が続かないこともわかっている。画面を見っぱなしなのだから、これはうなずける。いずれにしても、目的と所用時間を周知して開始すると、会議を有意義なものにできる。さらに、会議中はリアクションを(ワイプ芸人のように。笑)大げさにすれば、限られた画面の中で議論が活発になるに違いない。一般的に「日本の会議は長くて、決まらない。」と揶揄されるが、WEB会議がきっかけで変化が訪れることを期待したい。

04
擬似出社/退社

あの忌々しい通勤時間は無くなり、こんな嬉しいことはない！と喜んだのも束の間、仕事モードに切り替われず苦労する人も多い。特効薬は「擬似出社」だ。

なんて間抜けな提案だ。と思われたかもしれない。でもこれほど効果的な対策はなかったので、ぜひ試して欲しい。無論リモートワークにはたくさんのメリットがある。家族と過ごす時間と体力が増え、地獄のような満員電車から解放される。他にもある。しかし、通勤時間は朝日をあび、体を動かし、脳が仕事モードに切り替わる(あるいは帰宅時に家庭モードに切り替わる)大切な時間だ。この時間にいろんな感情や考えがまとまり、仕事/家庭の境界線を明確に保つ役割を果たしていた。これを失うのがリモートワークの落とし穴だ。なんだかダラダラする。シャキッとしない。仕事の効率は上がらないし、家族ともギクシャクしている気がする。そんな状態が続くなら、「擬似出社」がオススメ。方法は簡単。朝、仕事を始める前に近所を一周する。最寄りの駅まで歩いて帰ってくる。(思い描くとなんとも間抜けだとは思う。)仕事が終わったら、また同じようにする。以上。リモートワークを始めると運動不足になるけど、これで結構解消される。同時に、外に出るために顔を洗い、服を着替え、と出社時と同じルーティーンをこなすから、仕事モードに切り替わるのを助けてくれる。僕も毎日、朝夕の日課にしているけど、朝は頭が起きるのを助けてくれるし、夜は１日の業務を終えた達成感を味わえるようになったし、AppleWatchに怒られることもなくなった。ただ近所を散歩(見た目は徘徊に近い。笑)するのに抵抗があるようなら、テイクアウトのコーヒーを買いに行く。ペットの散歩をする。と目的を持たせると気にならないだろう。体を動かすのが好きであればランニングを日課にするのもGoodだ。もちろんマスクをして。

05
ドレスアップしよう

ファッションはどんな時でもポジティブなマインドを引き出してくれる。なんて言うと、君はファッション紙の編集者か？と突っ込まれそうだけれど、リモートワーカーの多くが部屋着から着替えることを推奨している。

擬似出社ですでに述べたように、今まで当たり前だったルーティーンが失われると、途端に2つの世界の境界線は曖昧になる。それで、朝起きてそのままの格好で仕事に取り掛かると脳が切り替わらず、集中できない人が多い。もちろんパジャマから人を怠けさせる物質が発せられているわけでも、仕事着に脳を目覚めさせる機能が付いているわけでもない。重要なのは朝、ベットから抜け出し、シャワーを浴びて、歯を磨き、髪を整え、メイクをし、着替える。といった一連の行動をとること。そうすることで、ようやく脳が「仕事日だ。」と認識してくれるのだ。着替えないなら確実に生産性は下がるし、急なZOOMミーティング開催に怯えて暮らすことになる。ファッションは場所や相手があって始めて意味を持つのではなく、どんな状況でも人間にポジティブな影響を及ぼすようだ。とはいえ、パジャマのままベットの上で仕事を始めてしまう日もある。だからこそ、そんな日でも袖を通したくなるお気に入りの服が必要だ。実店舗は閉まっているけれど、ネット通販でリモートワークに最適な新しい服を探そう。そして、デキる自分に着替えよう。